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Erreurs lors de la sélection d’un SGC

Les entreprises négligent souvent l’importance de choisir le bon système de gestion de contenu (SGC) pour leur projet de site web. Cette négligence peut avoir un impact non seulement sur le processus de sélection de ce SGC, mais également sur l’ensemble du projet de site web. Ayant travaillé à travers les années sur différents projets de SGC, il est possible d’observer, encore et encore, les mêmes problèmes. Souvent, ces problèmes surviennent de la façon dont les exigences sont documentées, ou plutôt d’un manque de documentation sur ces exigences ou sur l’étendue du projet, ou encore, de la compréhension limitée des enjeux liés aux SGC. Voici une liste des erreurs les plus communes observées lors de la sélection d’un SGC pour vous permettre de prendre une meilleure décision lors de votre prochain projet de développement d’un site web. Ces erreurs sont souvent simplement résolues en adoptant une approche de bon sens, applicable à tous, auteurs, traducteurs, administrateurs et TI, lors du processus de sélection jusqu’au déploiement final d’un SGC.

7 erreurs à éviter lors de la sélection d’un SGC pour votre site web

  1. Ne pas comprendre les problèmes à résoudre par votre site web
  2. Ne pas connaître les difficultés de la gestion de contenu
  3. Supposer que vous n’avez pas beaucoup d’options
  4. Ne pas garder les choses simples
  5. Ne pas définir clairement les exigences
  6. Se concentrer sur le « Quoi » et non sur le « Comment »
  7. Assumer que n’importe qui peut offrir un nouveau design ET un nouveau SGC

1. Ne pas comprendre les problèmes à résoudre par votre site web

Il n’y a pas de base de sélection d’un SGC si vous n’avez pas encore identifié ou compris l’utilité de votre site web. Habituellement, lorsque les entreprises se précipitent pour choisir un SGC, elles le font en pensant qu’une technologie donnée semble résoudre le problème. Vous devriez plutôt penser à analyser vos besoins et à vous concentrer sur les problèmes de l’entreprise devant être résolus par le site web. Ainsi, vous devriez commencer par la compréhension de vos besoins avant de comprendre les exigences de votre SGC. La plus grosse erreur des entreprises est de choisir leur SGC avant de :

  • Définir les besoins et objectifs de l’entreprise
  • Identifier les exigences de conception ou de gestion du site web
  • Créer une stratégie web globale
  • Identifier les fonctionnalités du site web

2. Ne pas connaître les difficultés de la gestion de contenu

Pour les entreprises n’ayant pas d’expérience préalable dans l’utilisation d’un SGC, connaître tous les problèmes de la gestion de contenu sera difficile. Même les entreprises ayant travaillées avec une seule application et souhaitant potentiellement changer de SGCs n’auront pas nécessairement été exposées à tous les problèmes. Le plus grand défi est actuellement d’identifier ce qui sera requis du SGC. La responsabilité de choisir la solution adéquate repose sur l’achat du système par l’entreprise puisque, après tout, elle en sera l’utilisatrice jour après jour. Pour une décision éclairée, vous devez être en mesure de répondre aux questions suivantes pour chaque SGC de votre liste de sélection :

  • Quels seront les défis importants rencontrés lors de la mise en place de votre projet?
  • Quelles sont les caractéristiques principales qui vous différencient des autres?
  • Quels sont les principaux problèmes de conception pouvant générer plus de problèmes dans un futur proche?
  • À l’origine, quelle était l’intention générale du développeur?
  • Quelles sont les approches « Best Practice » proposées pour la gestion du contenu?
  • Quels genres de problèmes sont les mieux résolus par le SGC?

Le plus vite vous connaissez la réponse à ces questions, le mieux vous connaîtrez les questions relatives aux SGCs, ce qui vous aidera à prendre une décision éclairée. Vous devez prendre le temps de construire une base de connaissance avant de choisir un SGC. Habituellement, cela supposera de lire ou de rechercher le matériel existant ou, une approche plus rapide, de discuter avec d’autres organisations utilisant déjà un SGC similaire à celui dont vous auriez besoin.

3. Supposer que vous n’avez pas beaucoup d’options

À travers le monde, il existe des milliers de SGCs, des versions gratuites à source ouverte aux versions sous licence d’entreprises. Le défi est d’identifier la version qui répondra à vos objectifs d’affaires sans vous ruiner. Souvent les entreprises qui ne prennent pas le temps de faire les recherches nécessaires n’ont qu’une compréhension partielle de ce qu’est un SGC pouvant les mener à manquer l’opportunité de choisir le SGC approprié.

Au départ, la plupart des SGCs sembleront offrir les mêmes fonctionnalités, mais une analyse plus approfondie révèlera leurs différences.

4. Ne pas garder les choses simples

  • Un plus gros système de gestion du contenu est-il meilleur?
  • Existe-t-il un lien entre le coût et la performance d’un SGC?
  • Un SGC à source ouverte est-il meilleur marché qu’une version sous licence?

Il s’agit du genre de questions qui se posent souvent lors du processus de sélection. La plupart du temps plus gros n’est pas nécessairement mieux et payer plus pour un SGC ne veut pas dire que votre choix est automatiquement meilleur.

Associer le nombre de fonctions, de plug-in et des add-ons d’un SGC aux possibilités sans fin qu’il peut offrir est une erreur majeure. En effet, de toute façon, tous les projets sérieux de SGC auxquels j’ai travaillé ont nécessité des modifications aux plug-ins et aux add-ons. Néanmoins, l’idée est de garder le SGC simple et suffisamment petit pour atteindre vos objectifs d’affaires.

5. Ne pas définir clairement les exigences

Une exigence représente ce besoin auquel le SGC doit répondre pour que vous puissiez atteindre vos objectifs. Définir ces exigences vous aidera à éliminer les solutions de SGC qui ne répondent pas à vos besoins d’où l’importance d’identifier clairement ces besoins dès le départ pour vous permettre de faire le meilleur choix.

Certaines entreprises identifient certaines exigences disponibles pour tous les SGCs. Par exemple, demander un éditeur WYSIWYG avec le SGC n’est pas une exigence efficace puisqu’il est toujours offert.

D’autres exemples d’exigences floues seraient de ne pas fournir assez de détails ou de contexte rendant la tâche d’évaluation du processus plus difficile. Par exemple, exiger que le SGC intègre les médias sociaux est inefficace puisqu’il est très difficile d’évaluer si le niveau d’intégration répondra aux besoins d’affaires.

Avoir trop d’exigences est également inutile. Si pour quelques raisons vous réaliser que vous ne cessez d’ajouter de nouvelles exigences, il serait préférable de les classer comme « must-have» ou « utiles ». Ce classement vous aidera à mieux évaluer les choix de SGCs.

6. Se concentrer sur le « Quoi » et non sur le « Comment »

Le succès d’un projet de SGC dépendra de son usage quotidien et de savoir comment le SGC fonctionne réellement en détail. Supposant qu’une de vos exigences soit d’avoir des capacités de flux de travail flexibles, une fonctionnalité très avantageuse, mais comment fonctionne vraiment cette flexibilité? En réalité, il existe plusieurs différentes implémentations, d’un menu déroulant simple jusqu’au développement de la structure des fondations du flux de travail. Au final, la réponse se trouve dans les détails. Se poser les questions sur le « comment » dans le but de tirer profit des forces et faiblesses d’un SGC vous aidera à faire le meilleur choix.

Une approche serait de se poser la question sur comment chaque SGC peut répondre aux exigences ou besoins de vos « must-have » pour évaluer vos choix.

7. Assumer que n’importe qui peut offrir un nouveau design ET un nouveau SGC

Souvent, lorsqu’une entreprise est dans le processus de choisir un SGC, cela relève du fait que leur site actuel ne répond plus à leurs objectifs d’affaires. Pour de nombreuses raisons, un nouveau SGC impliquera généralement une refonte du site et plusieurs entreprises semblent penser que tout web designer peut les aider à sélectionner le SGC. Il s’agit d’une hypothèse dangereuse généralement assumée par commodité plutôt que par stratégie.

Il est préférable de séparé la tâche de conception de la tâche de développement d’un SGC. Sinon, votre nouveau design sera guidé par les limitations de fonctionnalité du développeur au lieu des directives de rentabilité du concepteur.

En résumé

La plupart de ces erreurs sont évitables lorsque tous les gens impliqués, auteurs, traducteurs, administrateurs, TI, utilisent une approche pleine de bon sens, du processus de sélection au déploiement final du SGC. Commencez par comprendre les enjeux de la gestion du contenu, considérez vos choix et, le plus important, définissez clairement vos objectifs d’affaires le plus rapidement possible. Cela vous permettra d’identifier vos exigences pour une solution de SGC. Le succès repose sur ceux qui utiliseront le système quotidiennement, soyez réaliste selon les capacités de votre organisation. Et, finalement, peu importe la façon dont vous choisirez votre SGC, les conseils suivants vous seront utiles :

  1. N’oubliez pas la stratégie de contenu: Lorsque vous avez identifié vos objectifs d’affaires et comment les atteindre grâce au contenu de votre site, vous serez en meilleure position pour choisir le bon SGC. Ne choisissez jamais un SGC sans connaître le « comment » et le « quoi » accomplir.
  2. Mettre l’accent sur les objectifs d’affaires et les effets escomptés, par sur les processus : À moins que le SGC offre un meilleur processus, mettez l’accent sur ce que vous voulez accomplir plutôt que d’essayer d’adapter vos méthodes de travail actuelles au SGC.
  3. Tester, tester, tester : Dès le départ, planifier et créer un environnement de test pour expérimenter les futurs travaux de développement ou de mises à niveaux. Ne mettez pas de changements majeurs sur votre version live de votre SGC à moins de les avoir expérimentés dans votre environnement de test. 
 

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